Instruks Sekretær

 

Funksjon:

Sekretær

Versjonsnr:

1.2

Dato:

2009-08-10

 

  • I samarbeid med Leder, lage og distribuere møteinnkallinger med agenda til foreningens styremøter.

  • Referere møter, og etter godkjenning av Leder sørge for distribusjon til øvrige styremedlemmer.

  • Samtlige innkallinger og referater skal limes inn i protokoll som står på Styrerommet.

  • Sørge for elektronisk distribusjon (email) til foreldre av lapper som blir delt ut til korpsets medlemmer.

  • Sørge for at medlemslistene til enhver tid er à jour og at disse blir distribuert til de i foreningen som har behov for slik informasjon. Sekretæren er også ansvarlig for oppfølging av NMF’s elektroniske medlemsregister.

  • Utarbeide terminlister i samarbeid med Styret og Musikalsk leder samt å distribuere disse.

  • Lage og distribuere vaktlister for styrevakter.

  • Lage årsrapport, sørge for å kopiere opp og lese den på Årsmøtet.

  • I samarbeid og på oppdrag fra Leder eller Korpsleder bestille og hente blomster eller andre oppmerksomheter/gaver som skal deles ut i ved spesielle anledninger.

  • Sørge for innkjøp av blomster til arrangementer.

  • I samarbeid med Korpsleder utarbeide all informasjon som skal ut til musikanter og foresatte i forkant av arrangementer.

  • Revidere og distribuere korpsets Informasjonsbrosjyre i etterkant av korpsets årsmøte.